Vergaderingen zijn vaak onvermijdelijk in het bedrijfsleven en de organisatiewereld. Ze zijn nodig om belangrijke beslissingen te nemen, informatie uit te wisselen en doelen te stellen. Echter, voor de notulist kunnen vergaderingen soms een uitdaging zijn. Het vastleggen van alle discussies, beslissingen en actiepunten kan een tijdrovende en soms frustrerende taak zijn. Maar wat als we vergaderen leuker konden maken voor de notulist? In dit artikel delen we 7 tips om het notuleerproces efficiënter en aangenamer te maken.
Duidelijke doelstellingen en deelnemerslijst
Een van de eerste stappen om vergaderen leuker te maken voor de notulist is het zorgen voor duidelijke doelstellingen en een overzichtelijke deelnemerslijst. Voordat de vergadering begint, moet het duidelijk zijn waarom de vergadering wordt gehouden en wie er aanwezig zal zijn. Dit voorkomt verwarring en maakt het notuleren eenvoudiger. Als er bijvoorbeeld een minimale hoeveelheid deelnemers vereist is voor een beslissende stemming, maak dan gebruik van een tekenlijst om aanwezigheid te registreren.
Begrijp de rol van de vergadering
Elke vergadering heeft een specifieke rol en doel. Moet er een beslissing worden genomen, is het een informatieve bijeenkomst, of dient de vergadering als toezichthoudend orgaan? Het is belangrijk dat de notulist begrijpt wat de rol van de vergadering is, zodat hij of zij de juiste focus kan leggen bij het notuleren. Het is ook van belang om niet op de stoel van de bestuurder of directeur te gaan zitten; de statuten van de organisatie kunnen hierbij leidraad zijn. Bij twijfel is het altijd goed om te overleggen met de bestuurder of directeur.
Bepaal de doelgroep van het verslag
Niet alle verslagen zijn hetzelfde en ze kunnen verschillende doelgroepen hebben. Moet het verslag alleen beschikbaar zijn voor deelnemers van de vergadering, of is het ook bedoeld voor niet-deelnemers? Het is belangrijk om dit van tevoren duidelijk te definiëren, zodat de notulist weet welke informatie moet worden opgenomen en welke details wellicht kunnen worden weggelaten.
Maak afspraken met de voorzitter
Een goede samenwerking met de voorzitter van de vergadering kan het notuleerproces aanzienlijk verbeteren. Maak afspraken met de voorzitter dat hij of zij acties van het besproken onderwerp samenvat en het punt afrondt voordat er wordt overgegaan naar een nieuw onderwerp. Dit zorgt voor een gestructureerde vergadering en maakt het notuleren gemakkelijker.
Stel vragen tijdens de vergadering
Als notulist is het jouw taak om alle relevante informatie vast te leggen. Als je iets niet begrijpt of als na een discussie niet duidelijk is wat de besloten actie is, aarzel dan niet om vragen te stellen tijdens de vergadering. Het is beter om direct verduidelijking te vragen dan later te moeten gissen wat er is besproken.
Duidelijke afspraken over notulering
Er zijn verschillende soorten verslagen, variërend van beknopte samenvattingen tot gedetailleerde notulen. Zorg ervoor dat er vooraf duidelijke afspraken worden gemaakt over wat en hoeveel er genotuleerd moet worden. Dit kan variëren afhankelijk van de aard van de vergadering en de behoeften van de organisatie.
Wees bewust van Woo-verzoeken
Tot slot is het belangrijk om je bewust te zijn van Woo-verzoeken, wat staat voor “Wil Opnemen Ofwel.” Dit zijn verzoeken van deelnemers om specifieke informatie in de notulen op te nemen. Het is belangrijk om deze verzoeken zorgvuldig te noteren en ervoor te zorgen dat ze worden opgenomen in het verslag, indien relevant.
Vergaderen kan voor de notulist leuker en efficiënter worden gemaakt door het volgen van deze tips. Het begint allemaal met duidelijke communicatie en samenwerking tussen de deelnemers, de voorzitter en de notulist. Door deze stappen te volgen, kun je ervoor zorgen dat vergaderingen soepeler verlopen en dat het notuleren een minder stressvolle taak wordt.
