Vergaderen kost tijd. En om te zorgen dat de vergadering effectief is, kan een bedrijf besluiten om vergaderregels af te spreken. Het belangrijkste is daarna om deze regels te respecteren.
- Kom op tijd!
- Geef het goede voorbeeld. Maak regels, houd je eraan en spreek degene aan die dit niet doet
- Hou goed de tijd in de gaten en indien wenselijk, zet een tijd op een bepaald onderwerp
- Communicatiemiddelen uit. Zet je mobiel op stil (of leg deze weg) en heb je geen laptop nodig, leg deze dan niet voor je. Ga niet e-mailen of werken aan andere onderwerpen tijdens de vergadering maar focus op de inhoud van de vergadering
- Blijf weg van de negatieve opmerkingen die tijd en energie kosten (“werkt niet, hebben we al eens gedaan, kost te veel tijd, wie doet dat…”)
- Je hoeft niet overal mee eens te zijn, maar geef constructieve feedback. Zet geen hakken in het zand en zorg dat het onderwerp niet blijft liggen
- Wees een actieve deelnemer. Veroorzaak geen ruis. Onderbreek een collega niet. Fluister niet
- Focus op de inhoud. Speel iets niet op de persoon. Respecteer je collega en een andere mening
- Blijf bij het onderwerp; dwaal niet af. Focus je op de vergadering, geen overleggen onderling (bondjes vormen)
- Zorg voor een goede voorbereiding, weet wat er in de stukken staat. Wees je bewust van wat een stemming betekent
- Is er gestemd en ben jij het er niet mee eens? Maar is – door de meerderheid – het punt wel aangenomen? Dan ben jij ook verantwoordelijk voor het genomen besluit. Neem deze verantwoordelijkheid
- Zorg dat er geen belangenverstrengeling is. Wees open hierover mocht je een dubbele pet op hebben
- Wees duidelijk, gebruik niet (veel) jargon, zorg voor een heldere taal
- Ben je verhinderd? Regel een vervanger – als dit onderling de afspraak is – en meld dit aan de voorzitter/notulist. Ben je verhinderd, meld je af bij de voorzitter/notulist
